VoCASA Privacyverklaring

VoCASA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VoCASA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VoCASA zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

In onderstaande tabel kunt u eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens verwerken.

Groepen van personen

Persoonsgegevens

Grondslag verwerking

Verwerking

Bewaartermijn

Leden

Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres, geboortedatum, geslacht, pasfoto, relatiecode, bankgegevens

Lidmaatschapsovereenkomst

Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking, uitnodigingen voor bijeenkomsten, nakomen verplichtingen Nevobo.

Gedurende de periode van het lidmaatschap en 2 jaar daarna.

In de financiële administratie maximaal 7 jaar na beëindiging

Relaties

Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres, geslacht, bankgegevens

Opdracht of contract.

Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking, uitnodigingen voor bijeenkomsten.

Gedurende de periode van het lidmaatschap en 2 jaar daarna.

In de financiële administratie maximaal 7 jaar na beëindiging

Prospecten, stakeholders, lobbycontacten en geïnteresseerden.

Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje of via LinkedIn.

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten.

Gedurende de periode dat men contact heeft.

Medewerkers

Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres, Geboortedatum, kopie ID en Bankgegevens.

Arbeidsovereenkomst.

Salariëring.

Gedurende de contractperiode en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Klanten of leveranciers.

Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres

Opdracht of contract.

Administratie, bevestiging, uitlevering.

Gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Contacten via webformulier

Naam, Emailadres, Telefoon, Leeftijd,

Opdracht

Informatieverstrekking, onderzoek mogelijkheid lidmaatschap.

Als er geen lidmaatschap volgt, maximaal 1 jaar.

Bezoekers website

 Cookies, IP-gegevens

Toestemming

Verbeteren digitale dienstverlening, statistieken websitebezoek

Iedere keer dat onze website bezocht wordt. Deze gegevens worden zo snel mogelijk geanonimiseerd

Oud-leden

Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres

Toestemming

Ledenadministratie

 Zolang als de toestemming niet is ingetrokken.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van Sportlink voor de financiële administratie en de ledenadministratie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Sportlink heeft alle aspecten van een verwerkersovereenkomst opgenomen in haar Algemene Voorwaarden. Het is daarmee niet meer nodig een aanvullende verwerkersovereenkomst met Sportlink af te sluiten.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In dat geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn we verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden, indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jongen dan 16 jaar, indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens VoCASA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • Onze website heeft een SSL-veiligheidsslot en bevat geen verborgen ledendatabase die ten prooi kan vallen aan hackers
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van VoCASA. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. VoCASA raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of een deel hiervan, door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren, voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens:

  • VoCASA
    Postbus 6557
    6503 GB Nijmegen
  • secretariaat@vocasa.nl